Szanowni Państwo,
Spełniając obowiązek wynikający z RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE), informację (Dz.Urz. UE L 2016 Nr 119, s.1), poniżej przedstawimy informację
dotyczącą przetwarzania Pani / Pana danych osobowych w związku z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych z Ekspres Bus Krzysztof Borodycz (dalej: „Ekspres Bus” lub „Przedsiębiorstwo”).
Administratorem Panu/Pan osobowych jest przedsiębiorstwo Ekspres Bus Krzysztof Borodycz z siedzibą przy ul. Świętej Jadwigi 1 F w Trzebnicy (kod pocztowy: 55-100), NIP: PL 915-05-84.
W sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych możecie się Państwo kontaktować z Ekspres Bus w następujący sposób:
– za pośrednictwem poczty e-mail wysyłając korespondencję na adres: biuro@ekspresbus.pl,
– telefonicznie, kontaktując się z numerem: +48 71 2872579.
– lub osobiście, w podanej wyżej siedzibie biura.
Ekspres Bus oświadcza, że przywiązuje bardzo dużą wagę do zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. W tym zakresie Ekspres Bus ściśle przestrzega obowiązujących przepisów prawa i wdrożył odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, aby efektywnie zapobiegać naruszeniom ochrony danych osobowych.
Źródłem dotyczących Państwa danych mogą być:
- informacje przekazane bezpośrednio przez Panią / Pana w trakcie inicjowania kontaktu z Ekspres Bus (niezależnie od formy tego kontaktu), w tym dane na wizytówkach,
- informacje kontaktowe i metadane (np. numery IP, czas rozpoczęcie i zakończenia kontaktu, etc.) generowane podczas kontaktów z wykorzystaniem poczty elektronicznej oraz komunikatorów elektronicznych, w tym systemów do wideokonferencji;
- dane przekazane przez Panią / Pana podczas kontaktów bezpośrednich (spotkania osobiste) lub pośrednich (za pośrednictwem łączy cyfrowych lub analogowych);
- dane kontaktowe dostępne na oficjalnych stronach internetowych Państwa lub organizacji, którą Państwo reprezentujecie albo na stronach innych administratorów, którzy rekomendują Państwa usługi;
- dane z rejestrów urzędowych (np. CEDiG, KRS, rejestry Ministerstwa Finansów, inne rejestry urzędowe);
- dane figurujące na dokumentach finansowych (faktury, itp.);
- dane kontaktowe publikowane w inny sposób (np. dane występujące w folderach handlowych, informacyjnych);
- postanowienia w kontraktach zawieranych przez Ekspres Bus (dane kontaktowe);
- dane wymieniane w trakcie wykonywania umów,
- dane kontaktowe przekazane przez inne podmioty zainteresowane, np. w celu rekomendowania Państwa jako potencjalnych partnerów biznesowych naszemu przedsiębiorstwu.
Pani / Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
Dane kontaktowe przetwarzane w związku z prowadzoną działalnością biznesową Spółka przetwarza na następujących podstawach i w następujących celach (w nawiasie podano okres retencji danych):
- w zakresie niezbędnym do wykonania umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO):
- realizacji umowy (dane osobowe: na umowie, osób upoważnionych do kontaktów, osób faktycznie wykonujących kontakty, dane na dokumentach udostępnianych w ramach umowy, itp.), w tym m.in. obsługi ew. reklamacji – (przez okres współpracy);
- dokonania rozliczeń pomiędzy stronami z tytułu realizacji umowy – (przez okres współpracy);
- w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Spółce (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO):
- realizacji obowiązków w zakresie rachunkowości – w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości – (przez okres 5 lat od końca roku, w którym wystąpiło zdarzenie);
- realizacji obowiązków podatkowych – w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, w szczególności Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o podatku od towarów i usług – (przez 5 lat od końca roku, w którym podatek był wymagalny);
- realizacji obowiązków w zakresie egzekucji roszczeń – w celu realizacji obowiązków w zakresie egzekucji z wierzytelności wynikających z Kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych – (przez okres 3 lat od ostatniego potrącenia);
- realizacji obowiązku sprawdzenia kontrahenta na tzw. Białej Liście Ministerstwa Finansów przez dokonaniem płatności z tytułu wystawionej przez niego faktury – obowiązek wynikający z Ordynacji podatkowej oraz ustawy o podatku od towarów i usług – (przez okres 3 lat);
- realizacji obowiązku sprawdzenia kontrahenta w aspekcie zdolności do prawidłowego wykonania umowy – obowiązki wynikające z przepisów ogólnie obowiązujących (w zakresie, w jakim weryfikacja może obejmować dane osobowe) – (przez okres współpracy);
- realizacji obowiązku udostępnienia danych organom administracji państwowej, jeśli taki obowiązek wynika z przepisów prawa;
- w zakresie niezbędnym do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Spółki lub osób trzecich:
- ustaleniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń związanych z wykonywaniem umów lub innych relacji biznesowych – (do czasu przedawnienia tych roszczeń na podstawie Kodeksu cywilnego lub innych przepisów rangi ustawy);
- przeprowadzenia weryfikacji kontrahenta przed podpisaniem i w trakcie umowy w celu zapewnienia bezpieczeństwa realizacji kontraktu – (do czasu zakończenia współpracy);
- podejmowania i utrzymania kontaktów biznesowych – (do czasu utraty przydatności tych danych do celów, w jakich zostały zebrane);
- realizacji działań o charakterze marketingowym i promocyjnym, w tym kontaktach z mass mediami – (do czasu utraty przydatności tych danych do realizacji celu lub do momentu zgłoszenia sprzeciwu albo wycofania zgody)
- zarządzania działalnością Ekspres Bus (dane figurujące w raportach, sprawozdaniach, dokumentach analitycznych, z audytów, jeśli wykorzystanie tych danych jest konieczne do efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem) – (do czasu utraty przydatności tych dokumentów);
- przyjmowania i wysyłania korespondencji – (do czasu utraty przydatności tych danych);
- zapewnienia bezpieczeństwa Ekspres Bus: bezpieczeństwa osób i mienia oraz bezpieczeństwa informacyjnego, w szczególności bezpieczeństwa systemów IT i ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, (poprzez m.in. rejestrowanie zdarzeń w systemach informatycznych, monitoring wewnętrzny z wykorzystaniem systemów elektronicznych, zastosowanie innych dozwolonych prawem środków organizacyjno-technicznych); (do czasu utraty przydatności tych danych, nie dłużej jednak niż wynoszą limity czasowe określone w przepisach prawa);
- dochodzeniem, ustaleniem lub obroną roszczeń.
W większości przypadków okres retencji danych może być przedłużony, jeśli dane te okażą się niezbędne w postępowaniach toczących się przed sądem, organem ścigania lub odpowiednim organem administracji, do czasu zakończenia tych postępowań.
Podanie przez Państwo danych osobowych w celu w zawarcia i wykonywania umowy jest dobrowolne, ale może okazać się niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.
Podanie danych osobowych związanych z realizacją obowiązków prawnych Ekspres Bus jest niezbędne na mocy przepisów prawa.
Podanie danych przetwarzanych przez Ekspres Bus w związku z realizacją celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów przedsiębiorstwa i/ lub osób trzecich ma co do zasady charakter fakultatywny, jednak ich niepodanie może uniemożliwić nawiązanie i utrzymanie Państwa relacji biznesowych z Ekspres Bus. Wyjątek od tej zasady stanowią:
– dane przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa przedsiębiorstwa,
– dane przetwarzane w związku z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń.
Podanie przez Państwa danych osobowych w celu skorzystania z oferty Ekspres Bus jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.
W przypadku przetwarzania tych danych w oparciu o Państwa zgodę, możecie Państwo w każdej chwili taka zgodę wycofać, jednak bez skutków prawnych dla przetwarzania realizowanego uprzednio na podstawie tej zgody.
Ekspres Bus nie przekazuje danych osobowych podmiotom spoza EOG.
Ekspres Bus nie podejmuje względem Państwa decyzji w sposób zautomatyzowany i nie używa tych danych do profilowania.
Ekspres Bus może udostępniać dane osobowe kontaktów biznesowych następującym podmiotom:
- dostawcy usług IT – Świadczenie usług teleinformatycznych (hosting usług IT);
- podmioty świadczące na rzecz Ekspres Bus usługi finansowo-księgowe;
- dostawcy usług wyspecjalizowanych, w tym podmioty działające jako pełnomocnicy Ekspres Bus – Podmioty świadczące usługi prawne, konsultingowe, audytorskie, etc.;
- dostawcy pozostałych usług – dostawcy usług o charakterze technicznym (np. drukarnie);
- operatorzy pocztowi, kurierzy – Wysyłka korespondencji, materiałów;
- sądy, organy ścigania oraz uprawnione organy administracji – W przypadkach, jeśli jest to zgodne z przepisami prawa, w szczególności, jeśli okażą się niezbędne w postępowaniu sądowym, przygotowawczym, lub administracyjnym
Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo:
- dostępu – uzyskania przez administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do dostępu do nich oraz do uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);
- do otrzymywania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu,
- do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
- do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);
- do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, gdy:
- osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
- przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,
- administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;
- do przenoszenia danych – otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jej dotyczących, które dostarczyła administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
- do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania (art. 21 RODO).
Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw lub złożyć skargę, powinniście Państwo skontaktować się
z biurem Ekspres Bus oraz poinformować go, z jakiego prawa chcecie skorzystać.
Jeśli uznacie Państwo, że Wasze dane jako Klientów Przedsiębiorstwa są przetwarzane niezgodnie z przepisami prawa o ochronie danych osobowych, macie Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul Stawki 2, z którym można skontaktować się w następujący sposób:
- listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa,
- przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie https: uodo.gov.pl/pl/kontakt/ ;
- telefonicznie: (22) 531 03 00
lub dochodzić swoich praw na drodze sądowej.
Zanim jednak złożycie Państwo skargę, prosimy o rozważenie uprzedniego kontaktu biurem Przedsiębiorstwa – deklarujemy, że z najwyższą starannością postaramy się wyjaśnić Państwa zastrzeżenia lub wątpliwości.
